“Rozdělte ve firmě role a odpovědnosti”
„Zbytečné. Korporátní blbost! Takhle se to u nás nedělá.“
„A jak se to u vás dělá?“
„Je nás málo. Všichni dělají všechno. Vždycky ten, kdo má zrovna volné ruce. To nám vcelku vyhovuje. Proč si to komplikovat a zavádět nějaké formální manýry?"
Odpověď, kterou od nás dostávají je – zvýšíte svůj výkon a současně omezíte některá rizika.
Jeden příklad ze života…
„Šéfe, kdo podával tu nabídku na docházkový systém? ptá se obchodník.
“To jsi dělal ty, ne?” říká majitel IT firmy.
“Já jsem měl dovolenou a myslel jsem, že to dělá Jarda.”
“Aha, tak to nepodal nikdo. A do prčic!” zlobí se majitel.
Ojedinělý a zvláštní případ, který řeší jen IT společnosti? Kdepak…
Nečekaně často se v malých a středních firmách potkáváme s tím, že všichni dělají všechno. Ve druhém, podobně extrémním případě, dělá činnost jen jeden člověk ve firmě a s ním stojí a padá celá firma. To jsou zbytečná rizika.
V těchto situacích vždy doporučujeme, aby si firma vytvořila a zavedla rozdělení rolí a odpovědností.
Co získají?
- jistotu, že každý ví, co má dělat a za co je odpovědný
- žádná činnost nevypadne
- zastupitelnost
- vyšší efektivitu při opakovaném řešení podobných činností
- podklad pro hodnocení a odměňování
Jak na to
Firma je tým. Bereme jako samozřejmost, že v každém týmovém sportu jsou jasně rozdělené role a odpovědnosti hráčů. Je zřejmé, kdo útočí, kdo brání a kdo chytá. Proč by to tedy mělo být u firemního týmu jinak? Zajistěte, aby každý věděl, co má dělat, za co odpovídá. To vám umožní zvýšit výkon a omezit rizika, nejen v obchodu.
- Na začátku potřebujete vědět, jaké všechny činnosti jsou ve firmě potřebné. Sepíšete všechno, co se ve firmě dělá. Každý ze zaměstnanců vám řekne, co dělá pravidelně, občas a výjimečně. Doplníte to o svoje znalosti.
- Roztřiďte seznam činností podle oblastí, například nákup, prodej, marketing personalistika, finance atd.
- Vytvořte potřebné role. Jedna role může zahrnovat více činností. Naopak jedna činnost nepatří více rolím.
- Každou roli naplňte konkrétními činnosti. Seznam máte, tak na žádnou nezapomenete.
- Pro každou činnost stanovte, jaká z jejího vykonávání vyplývá odpovědnost.
- Role přiřaďte jednotlivým pracovním pozicím. Podle objemu aktivit, které budou pracovní pozici (prostřednictvím role) přiřazeny, stanovte potřebný počet pozic.
- A máte to.
Když už v jste se rozhodli zvýšit výkon a omezit zároveň i rizika, zpracujte i popisy pracovních pozic (těm se budeme věnovat někdy příště) a popište alespoň základní firemní procesy. O tom, proč je dobré je mít, si přečtěte v tomto článku.
Zdá se vám to složité? Nemáte čas, ale vnímáte, že to je potřeba? SalesUP rozdělení rolí a činností nastaví, ať můžete #ProdavatVic. Ozvěte se ještě dnes a domluvíme si nezávaznou schůzku, kde to probereme.
