„Každý týden máme poradu. Strašně se nám natahují a přijde mi, že kdybychom je nedělali, vyjde to nastejno. Neubráním se pocitu, že jde o ztracený čas.“
Takovéto povzdechnutí v různých obměnách jsme slyšeli nejednou. Jak na efektivní porady, které fungují?
Co je klíčové pro efektivní porady
- Vědět, proč poradu děláte - co je jejím cílem a co očekáváte, že se po ní stane. Jinak bude probíhat například porada obchodního týmu a jinak projektových manažerů.
- Stanovit, kdo poradu vede. Daný člověk je pak zodpovědný za spoustu věcí – od včasného rozeslání pozvánek, sestavení programu, dodržování času až po zajištění rozeslání zápisu.
- Vyžadovat přípravu účastníků a umožnit ji. Zejména tím, že budou mít včas k dispozici program a budou vědět, co se od nich očekává.
- Zpracovat zápis, z něhož bude zřejmé, co se projednávalo a jaký je z toho závěr. Samozřejmostí jsou formulované úkoly včetně stanovené zodpovědnosti za jejich splnění a termín.
Jaká je role vedoucího porady před jednáním, v průběhu konání a když porada skončí? A co chtít po účastnících? Čtěte dál a dozvíte se to. Na konci článku také najdete kontrolní seznam, který vám pomůže v každodenní práci, abyste na nic nezapomněli.
Vedoucí porady
- Před poradou
- odesílá s předstihem pozvánku včetně programu a časového harmonogramu
- Během porady, kterou řídí
- uděluje slovo
- otevírá/ukončuje diskuzi k jednotlivým bodům
- kontroluje plnění úkolů
- dohlíží na správné stanovení nových úkolů
- hlídá čas
- zajišťuje zápis (nemusí ho sám psát)
- Po poradě
- kontroluje zápis
- dohlíží na rozeslání/uložení zápisu
Účastníci
- Reagují na pozvánku
- Připravují se podle bodů zařazených v programu
- Odesílají s předstihem vyžádané/domluvené podklady
Checklist ke stažení zdarma
Připravili jsme pro vás praktický CHECKLIST připravený pro každodenní práci. S ním už na nic nezapomenete.
Jak zefektivnit své porady
Odkaz ke stažení souboru vám zašleme na zadaný email.
Pokud chcete mít své porady efektivní a nejste si jistí, rádi vás v SalesUP na ně připravíme
